Không thêm được tiểu khoản

Trong một số trường hợp, bạn không thể thêm tiểu khoản, màn hình xuất hiện thông báo như hình dưới đây:

Lý do sảy ra tình trạng này là vì tài khoản mẹ đã có phát sinh, theo quy định của phần mềm thì tất cả các tài khoản mẹ (Có chứa tài khoản con) không chứa các phát sinh. Để hiểu rõ hơn nội dung này chúng ta cùng thực hành với một ví dụ cụ thể như sau:

- Đầu tiên khi khởi tạo chương trình bạn dùng tài khoản 131 để theo dõi công nợ phải thu, bạn cảm thấy nó phù hợp và bắt đầu nhập liệu vào phần mềm, khi ghi nhận doanh thu trên hóa đơn bạn định khoản nợ 131 có 511, có 3333; khi khách hàng thanh toán bạn ghi nhận việc thu tiền trên các chứng từ thu và định khoản nợ 111, 112 Có 131.

- Đến một ngày bạn thấy rằng cần phải có hai tiểu khoản 1311, 1312 để theo dõi hai nhóm công nợ khác nhau. Bạn vào danh mục tài khoản và thêm tiêu khoản 1311 nhưng không thêm được và gặp thông báo như hình trên.

Dưới đây là cách thêm tiểu khoản cho TK 131 theo như ví dụ trên:

- Sửa tài khoản 131 thành 1311 – chuyển tài khoản mẹ có phát sinh thành tiêu khoản: Bạn vào danh mục tài khoản tìm tới tài khoản 131 và sửa thành 1311, lưu ý lúc này thông tin <Tài khoản mẹ> để trắng.

- Thêm tài khoản 1312: Bạn lưu ý khi thêm tiểu khoản 1312 thông tin <Tài khoản mẹ> cũng phải để trắng.

- Thêm tài khoản mẹ 131: Sau khi có hai tài khoản con bây giờ chúng ta mới thêm tài khoản mẹ 131.

- Sửa 2 tài khoản 1311, 1312 có tài khoản mẹ là 131: Bước cuối cùng cần làm là chúng ta sửa thông tin <Tài khoản mẹ> cho hai tiểu khoản như hình dưới.

Không thêm được nhóm con của danh mục nhóm đối tượng

Khi tạo lập danh mục nhóm đối tượng trong phần mềm kế toán GAM có thể bạn sẽ gặp phải tình huống như sau:

- Ban đầu chúng ta có một danh sách nhóm đối tượng (là những nhóm cuối – nhóm chứa chi tiết đối tượng) như hình dưới:

- Bây giờ bạn muốn phân nhóm A01 thành những nhóm nhỏ ví dụ A011 – Khách hàng khu vực Hà Nội, A012 – Khách hàng khu vực HCM

- Khi thực hiện thêm nhóm con đầu tiên bạn gặp phải khó khăn không thể gõ được nhóm mẹ cho nhóm A011 như hình dưới.

Và kết quả là không tạo được hệ thống cây nhóm danh mục đối tượng. Trong trường hợp này bạn thực hiện theo các bước sau:

- Đầu tiên để có thể dễ dàng tạo cây cho nhóm đối tượng chúng ta cần hiểu một nguyên tắc sau: Nhóm chứa nhóm con thì thông tin <Nhóm cuối> phải có giá trị là <K>; nhóm chứa chi tiết các đối tượng thì thông tin <Nhóm cuối> phải có giá trị là <C>.

- Với nguyên tắc vừa nêu thì đầu tiên bạn phải sửa nhóm A01 thành A011 (Lý do vì A01 đã chứa chi tiết đối tượng nên nó không thể làm nhóm mẹ)

- Tiếp theo thêm một nhóm mới A01, đây là nhóm mẹ chứa các nhóm con (A011, A012) vì vậy thông tin <Nhóm cuối> phải để giá trị là <K>

- Bây giờ quay lại sửa nhóm A011 có nhóm mẹ là A01

- Tạo một nhóm con mới A012 có thông tin <Nhóm mẹ> là A01 và thông tin <Nhóm cuối> là C chúng ta sẽ có được kết quả như hình dưới đây:

- Như vậy bạn đã hoàn tất việc tạo một cây thư mục nhóm đối tượng

by: Phần mềm kế toán miễn phí GAM

Làm thế nào để thêm vật tư, hàng hóa?

Để thêm mới vật tư hàng hóa bạn có thể làm theo một trong 2 cách sau:

Cách 1: Thêm từ danh mục

Bước 1: Từ màn hình chính của chương trình chọn menu <Danh muc> / <8.Danh mục vật tư hàng hóa> màn hình danh sách vật tư hàng hóa xuất hiện như hình dưới đây:

Bước 2: Từ màn hình trên nhấn phím F2 để thêm mới (Hoặc nhấn nút <Thêm mới> trên thanh công cụ), màn hình thêm mới một vật tư hàng hóa xuất hiện như hình dưới đây:

Một số thông tin cần lưu ý:

Toàn bộ thông tin về vật tư, hàng hóa tương đối tường minh tuy nhiên bạn cần lưu ý một số nội dung sau:

– Nhóm vật tư: Chọn nhóm chứa vật tư hàng hóa, nhóm này được tạo lập trong danh mục <Nhóm vật tư hàng hóa>, để chọn nhóm đã có bạn nhập vào một chữ cái bất kỳ vào ô nhập này rồi nhấn Enter, màn hình danh sách nhóm xuất hiện bạn chọn tới nhóm cần thêm và nhấn Enter một lần nữa.

– Mã vật tư: Không quá 16 ký tự, là ký tự không dấu, không chứa khoảng trắng, không chứa ký tự đặc biệt

– Loại vật tư: Cần chọn chính xác như hướng dẫn

– Tài khoản vật tư: Rất quan trọng và làm căn cứ lấy lên chứng từ nên bạn phải nhập đúng (152, 153, 155, 156,…)

– TK giá vốn hàng bán: Rất quan trọng và làm căn cứ lấy lên chứng từ nên bạn phải nhập đúng

– Tài khoản doanh thu: Rất quan trọng và làm căn cứ lấy lên chứng từ nên bạn phải nhập đúng

– TK hàng bán bị trả lại: Rất quan trọng và làm căn cứ lấy lên chứng từ nên bạn phải nhập đúng

– Mã sản phẩm: Chỉ phải nhập trong trường hợp là thành phẩm, thông thường mã sản phẩm sẽ giống hệt mã vật tư, khi lập những mã sản phẩm bạn cần đưa con trỏ chuột tới ô nhập này và nhấn Enter, phần mềm sẽ hỏi bạn có muốn thêm mới sản phẩm không? bạn chọn Yes.

Bước 3: Cuối cùng nhấn <Chấp nhận> để hoàn tất

Cách 2: Thêm vật tư hàng hóa khi thêm chứng từ
Ngoài cách trên để rút ngắn thời gian thao tác bạn có thể thêm vật tư hàng hóa ngay khi nhập chứng từ vật tư, cách thực hiện như sau:

Khi nhập liệu trên chứng từ vật tư tại ô nhập mã vật tư bạn gõ một ký tự bất kỳ rồi nhấn Enter, một màn hình danh sách vật tư hàng hóa sẽ xuất hiện như hình dưới đây:

Từ màn hình danh sách vật tư này bạn thực hiện thêm mới theo các bước như hướng dẫn của cách 1.

Sau khi tạo xong vật tư hàng hóa bạn chọn tới vật tư đó nhấn Enter để thêm vào phiếu.

Làm thế nào để thêm khách hàng, nhà cung cấp?

Để thêm mới một khách hàng, nhà cung cấp bạn có thể làm theo một trong 2 cách sau:
Cách 1: Thêm từ danh mục
Bước 1: Từ màn hình chính của chương trình chọn menu <Danh muc> / <3. Đối tượn> màn hình danh sách đối tượng (khách hàng, nhà cung cấp) xuất hiện như hình dưới đây:

Bước 2: Từ màn hình trên nhấn phím F2 để thêm mới (Hoặc nhấn nút <Thêm mới> trên thanh công cụ), màn hình thêm mới một đối tượng (khách hàng, nhà cung cấp) xuất hiện như hình dưới đây:

Một số thông tin cần lưu ý:

– Mã đối tượng: Không quá 16 ký tự, là ký tự không dấu, không chứa khoảng trắng, không chứa ký tự đặc biệt

– Nhóm đối tượng: Chọn nhóm chứa đối tượng, nhóm này được tạo lập trong danh mục <Nhóm đối tượng>, dùng để phân loại danh sách khách hàng, nhà cung cấp (Theo loại hình, theo vùng miền, theo đối tượng quản lý,…). Để chọn nhóm đã có bạn nhập vào một chữ cái bất kỳ vào ô nhập này rồi nhấn Enter, màn hình danh sách nhóm xuất hiện bạn chọn tới nhóm cần thêm và nhấn Enter một lần nữa.

Bước 3: Cuối cùng nhấn <Chấp nhận> để hoàn tất

Cách 2: Thêm đối tượng (khách hàng, nhà cung cấp) khi thêm chứng từ

Ngoài cách trên để rút ngắn thời gian thao tác bạn có thể thêm đối tượng ngay khi nhập chứng từ, cách thực hiện như sau:

Khi nhập liệu trên chứng từ tại ô nhập mã đối tượng bạn gõ một ký tự bất kỳ rồi nhấn Enter, một màn hình danh sách vật tư hàng hóa sẽ xuất hiện như hình dưới đây:

Từ màn hình danh sách đối tượng này bạn thực hiện thêm mới theo các bước như hướng dẫn của cách 1.

Sau khi tạo xong đối tượng bạn chọn tới đối tượng đó nhấn Enter để thêm vào phiếu.