Hướng dẫn chấm công

Để sử dụng chấm công các bạn thao tác như sau:

1. Từ menu <Phat sinh> chọn <Bảng chấm công>

2. Hộp thoại xuất hiện bạn chọn tháng cần chấm công

3. Tiếp theo nhấn nút <Tạo bảng chấm công>. Lúc này phần mềm sẽ lấy danh sách cán bộ nhận viên còn làm việc trong tháng chấm công vào danh sách.

4. Bước tiếp theo bạn cần thiết lập ngày nghỉ trong TAB <Ngày nghỉ theo quy đinh>

Bạn có thể khai báo ngày nghỉ hàng tuần (Thứ 7, chủ nhật) hoặc các ngày nghỉ lễ cố định trong năm (mỗi ngày một dòng)

5. Sau khi khai báo xong ngày nghỉ bạn quay trở lại TAB <Bảng chấm công>. Bạn nhấn nút <Tính lại ngày công> để update ngày nghỉ đã khai báo vào bảng chấm công.

6. Cuối cùng bạn thực hiện chấm công bằng cách nhấp vào từng ô rồi nhấn phím backspace để thay đổi giá trị chấm công (mặc đinh là đi làm tất cả các ngày làm việc). Dưới đây là giải thích các ký hiệu:

X: Đi làm cả ngày

X/2: Đi làm nửa ngày

P: Nghỉ phép cả ngày (Có tính lương)

P/2: Nghỉ phép nửa ngày (Có tính lương)

/: Nghỉ 1 ngày theo quy định

---: Không áp dụng chấm công

T: Nghỉ thai sản không lương

K: Nghỉ 1 ngày không lương

nguồn: http://www.phanmemketoanmienphi.org/ct-625-huong-dan-cham-cong.html

Kết xuất BCTC từ phần mềm kế toán GAM sang HTKK 3.8.2

(Video hướng dẫn chi tiết) Bước 1: Tìm đường dẫn lưu Data của HTKK - Nhấp phải chuột vào biểu tượng HTKK trên Desktop chọn Properties, hộp thoại xuất hiện nhấp chọn nút Open File Location - Trong thư mục này trở ra một cấp và tìm tới thư mục DataFiles, tiếp tục tìm tới thư mục là có tên tương ứng với mã số thuế của công ty cần kết xuất báo cáo. Đây chính là thư mục cần tìm. Bước 2: Kết xuất báo cáo tài chính từ GAM sang phần mềm HTKK - Truy cập báo cáo cần kết xuất nhấn phím F12 - Thực hiện cho tới khi xuất hiện hộp chọn đường dẫn lưu File, hãy tìm tới thư mục đã có ở bước 1 - Sau khi đã kết xuất hết các báo cáo trong bộ BCTC, mở lại HTKK kiểm tra việc kết xuất. nguồn: http://www.phanmemketoanmienphi.org

Tạo năm làm việc mới và chuyển số dư sang năm sau

1. Để tạo năm làm việc mới bạn làm như sau:
- Từ giao diện chính của phần mềm chọn công ty cần tạo năm làm việc mới
- Vào menu <Cuoi ky> chọn <Tạo năm làm việc mới>
- Hộp thoại xác nhận xuất hiện bạn chọn Yes

2. Chuyển số dư sang năm sau:
- Chọn năm cần chuyển dữ liệu (Giả sử muốn chuyển số dư từ 2016 sang 2017 chúng ta chọn năm 2016)
- Vào menu <Cuoi ky> chọn <Chuyển số dư sang năm sau>
- Hộp thoại xuất hiện bạn tích chọn vào tất cả các mục 
- Nhấp <Thực hiện> để máy tính chuyển số dư sang năm sau
Lưu ý: Việc chuyển số dư có thể thực hiện nhiều lần

Xem video hướng dẫn tại đây

Làm thế nào để in hàng loạt chứng từ và sổ chi tiết trên phần mềm

Cuối mỗi kỳ kế toán việc in ấn chứng từ, sổ sách tốn khá nhiều thời gian và công sức, tuy nhiên khi sử dụng Phần mềm kế toán Gam Accounting Software công đoạn này được giảm bớt rất nhiều thời gian vì bạn có thể in chứng từ và sổ chi tiết “hàng loạt”. Cách thực hiện như sau:

1. In hàng loạt chứng từ

- Chọn chứng từ cần in từ menu <Phat sinh>

- Lọc khoảng thời gian cần in chứng từ (Nên lọc in từng tháng một)

Trên hình chúng ta đang lọc tất cả chứng từ phiếu thu từ ngày 01/01/2016 đến 31/01/2016

- Nhấn Ctrl + A để chọn hết chứng từ cần in (Hoặc dùng phím BackSpace để đánh dấu từng chứng từ cần in)

- Cuối cùng nhấn nút in để in hàng loạt chứng từ đã đánh dấu

2. In hàng loạt sổ chi tiết tài khoản

- Từ menu <Bao cao> chọn <Sổ sách kế toán theo hình thức nhật ký chung> màn hình danh sách báo cáo xuất hiện nhập đúp chuột vào báo cáo <Sổ chi tiết tài khoản>.

- Nhấn tổ hợp phím Ctrl + A hoặc nhấn phím Back Space để chọn tài khoản cần in sổ chi tiết. Khi đó tài khoản nào được chọn sẽ được đánh dấu x vào cột đầu tiên như hình dưới đây:

- Tiếp theo nhấn phím F7 hoặc biểu tượng máy in để in sổ chi tiết của các tài khoản đã chọn

3. In hàng loạt sổ chi tiết vật tư

- Từ menu <Bao cao> chọn <Báo cáo vật tư – hàng hóa> màn hình danh sách báo cáo xuất hiện nhập đúp chuột vào báo cáo <Thẻ kho> hoặc <Sổ chi tiết vật tư>.

- Màn hình lọc xuất hiện bạn chọn khoảng thời gian và kho cần in sổ chi tiết vật tư rồi nhấn nút <Chấp nhận>

Trong hình chúng ta đang lên sổ chi tiết vật tư kho “VAT” số liệu từ ngày 01/01/2011 đến 31/12/2011

- Màn hình chi tiết số liệu xuất hiện bạn chỉ cần nhấn F7 hoặc nhấn biểu tượng máy in để in báo cáo, chương trình sẽ tự động gắt mỗi vật tư thành một báo cáo khi in ra.

By: Phần mềm kế toán GAM

Hướng dẫn đánh số chứng từ tự động

Trong trường hợp phải nhập nhiều chứng từ và không có thời gian quan tâm đánh số chứng từ tuần tự bạn hoàn toàn có thể yên tâm vì phần mềm kế toán GAM cho phép tự động đánh lại số chứng từ. Cách thực hiện như sau:

B1: Vào danh sách chứng từ cần đánh lại số

B2: Lọc ra những chứng từ trong khoảng thời gian cần đánh lại số chứng từ như hình dưới đây:

Bạn nên lọc từng tháng

B3: Nhấn tổ hợp phím Ctr + A để chọn tất cả chứng từ trong khoảng thời gian đã lọc

B4: Thực hiện đánh lại số chứng từ

(1) Nhấp đúp chuột vào cột <Số>

(2) Hộp thoại xuất hiện chọn vào mục <Cập nhật số chứng từ>

(3) Gõ vào số chứng từ đầu tiền trong khoảng thời gian này

(4) Nhấn <Chấp nhận> để thực hiện

Kết quả chúng ta sẽ được một danh sách chứng từ 

Không thêm được tiểu khoản

Trong một số trường hợp, bạn không thể thêm tiểu khoản, màn hình xuất hiện thông báo như hình dưới đây:

Lý do sảy ra tình trạng này là vì tài khoản mẹ đã có phát sinh, theo quy định của phần mềm thì tất cả các tài khoản mẹ (Có chứa tài khoản con) không chứa các phát sinh. Để hiểu rõ hơn nội dung này chúng ta cùng thực hành với một ví dụ cụ thể như sau:

- Đầu tiên khi khởi tạo chương trình bạn dùng tài khoản 131 để theo dõi công nợ phải thu, bạn cảm thấy nó phù hợp và bắt đầu nhập liệu vào phần mềm, khi ghi nhận doanh thu trên hóa đơn bạn định khoản nợ 131 có 511, có 3333; khi khách hàng thanh toán bạn ghi nhận việc thu tiền trên các chứng từ thu và định khoản nợ 111, 112 Có 131.

- Đến một ngày bạn thấy rằng cần phải có hai tiểu khoản 1311, 1312 để theo dõi hai nhóm công nợ khác nhau. Bạn vào danh mục tài khoản và thêm tiêu khoản 1311 nhưng không thêm được và gặp thông báo như hình trên.

Dưới đây là cách thêm tiểu khoản cho TK 131 theo như ví dụ trên:

- Sửa tài khoản 131 thành 1311 – chuyển tài khoản mẹ có phát sinh thành tiêu khoản: Bạn vào danh mục tài khoản tìm tới tài khoản 131 và sửa thành 1311, lưu ý lúc này thông tin <Tài khoản mẹ> để trắng.

- Thêm tài khoản 1312: Bạn lưu ý khi thêm tiểu khoản 1312 thông tin <Tài khoản mẹ> cũng phải để trắng.

- Thêm tài khoản mẹ 131: Sau khi có hai tài khoản con bây giờ chúng ta mới thêm tài khoản mẹ 131.

- Sửa 2 tài khoản 1311, 1312 có tài khoản mẹ là 131: Bước cuối cùng cần làm là chúng ta sửa thông tin <Tài khoản mẹ> cho hai tiểu khoản như hình dưới.

Tìm hiểu cách hạch toán vào phần mềm theo bộ số liệu mẫu

Phần mềm kế toán GAM cung cấp bộ số liệu mẫu với đầy đủ các nghiệp vụ cơ bản cho một doanh nghiệp, bạn hãy truy cập vào phần này để xem cách nhập và kiểm tra tính chính xác, phù hợp của các báo cáo. Để xem bộ số liệu mẫu bạn làm như sau:

- Từ màn hình chính của chương trình vào menu <He thong> chọn <2. Quản lý dữ liệu (công ty)>

- Màn hình chọn công ty xuất hiện bạn tìm tới mục <Dữ liệu mẫu (GAMF1.0)> sau đó nhấn nút <Chọn> để truy cập vào phần dữ liệu mẫu (Muốn quay lại dữ liệu của công ty đang làm việc bạn làm tương tự nhưng chọn đến công ty cần thao tác)

Bộ số liệu mẫu dùng để làm gì?

Bộ số liệu mẫu là bộ số liệu giả định hoạt động tháng 01 năm 2011 của một công ty có cả hoạt động sản xuất và thương mại. Với khoảng gần 100 nghiệp vụ, bộ số liệu mẫu phản ánh tương đối đầy đủ các hoạt động của một doanh nghiệp trong một kỳ kế toán, qua đây giúp các bạn có được cái nhìn tổng quát về cách ghi nhận các nghiệp vụ phát sinh vào phần mềm, cách mà phần mềm thể hiện dữ liệu đã nghi nhận lên các báo cáo.

- Để xem các nghiệp vụ trong bộ số liệu mẫu bạn truy cập phần mềm rồi nhấn phím F1

by: Phần mềm kế toán miễn phí GAM

Tạo tài khoản cho nhiều người cùng làm trên một phần mềm!

Mặc định khi tải và đăng nhập phần mềm kế toán Gam lần đầu tiên bạn sử dụng <Tên đăng nhập> là GAM và để trắng mật khẩu, sau khi đã truy cập vào phần mềm bạn hoàn toàn có thể thay đổi mật khẩu và khởi tạo những tài khoản (user) mới để cho phép nhiều người dùng cùng lúc có thể truy cập và khai thác phần mềm. Cách tạo một tài khoản (User) mới như sau:

- Khởi động và đăng nhập vào phần mềm

- Từ menu <He thong> chọn <3. Quản lý tài khoản sử dụng>, hộp thoại xuất hiện bấn nhấp nút <Thêm>

- Trong màn hình mới này bạn nhập vào các thông tin cần thiết theo chỉ dẫn dưới đây:

+ Tên NSD: Là tên sẽ đăng nhập vào phần mềm, không dấu, không chứa khoảng trắng, không chứa ký tự đặc biệt (Ví dụ: GAM, ADMIN, THUY, HAU, LONG,…)

+ Tên đầy đủ: Là Họ và tên đầy đủ của người dùng

+ Là người quản trị: Bạn chọn 1 nếu User này là người quản trị (Quản lý), chọn 0 nếu User này là người dùng bình thường (Nhân viên)

- Cuối cùng nhấp <Chấp nhận> để hoàn tất việc tạo User mới

Sau bước này User mới sẽ có tên đăng nhập như bạn vừa đặt và mật khẩu trắng, muốn tạo mật khẩu cho User vừa tạo bạn làm như hướng dẫn ở đường link dưới đây:

http://phanmem-ketoan-mienphi.blogspot.com/2016/11/lam-nao-e-oi-mat-khau-ang-nhap.html

Nhấn F1 nhưng không lên được HDSD (Help)

Khi sử dụng phần mềm kế toán GAM, để hiển thị HDSD (Help) người dùng chỉ cần nhấn phím F1, File help sẽ hiển thị tương ứng với chức năng người dùng đang chọn. Tuy nhiên cũng có một vài trường hợp File Help không hoạt động, bạn có thể khắc phục bằng một trong các cách sau đây:

Cách 1: Cài đặt lại Help cho phần mềm

Vào thư mục chứa phần mềm (Thông thường cài mặc định thư mục này sẽ là: D:\ D:\GamAccountingSoftware) nhấp đúp chuột vào File setup.bat để cài đặt lại Help.

Khởi động lại máy tính và thử lại chức năng Help bằng cách nhấn phím F1 trên phần mềm.

Cách 2: Dùng hướng dẫn sử dụng khác thay thế

- Mở trực tiếp File HDSD trên Desktop, nhấp đúp vào biểu tượng <HDSD Gam> trên màn hình Desktop

- Tải sách HDSD phần mềm tại đây:

http://www.mediafire.com/download/ux2cl6kag1slj51/gam_user_guide.pdf

- Liên hệ trực tuyến với Gam tại đây:

http://phanmemketoanmienphi.org/support_online.php

by: Phần mềm kế toán miễn phí GAM

Không thêm được nhóm con của danh mục nhóm đối tượng

Khi tạo lập danh mục nhóm đối tượng trong phần mềm kế toán GAM có thể bạn sẽ gặp phải tình huống như sau:

- Ban đầu chúng ta có một danh sách nhóm đối tượng (là những nhóm cuối – nhóm chứa chi tiết đối tượng) như hình dưới:

- Bây giờ bạn muốn phân nhóm A01 thành những nhóm nhỏ ví dụ A011 – Khách hàng khu vực Hà Nội, A012 – Khách hàng khu vực HCM

- Khi thực hiện thêm nhóm con đầu tiên bạn gặp phải khó khăn không thể gõ được nhóm mẹ cho nhóm A011 như hình dưới.

Và kết quả là không tạo được hệ thống cây nhóm danh mục đối tượng. Trong trường hợp này bạn thực hiện theo các bước sau:

- Đầu tiên để có thể dễ dàng tạo cây cho nhóm đối tượng chúng ta cần hiểu một nguyên tắc sau: Nhóm chứa nhóm con thì thông tin <Nhóm cuối> phải có giá trị là <K>; nhóm chứa chi tiết các đối tượng thì thông tin <Nhóm cuối> phải có giá trị là <C>.

- Với nguyên tắc vừa nêu thì đầu tiên bạn phải sửa nhóm A01 thành A011 (Lý do vì A01 đã chứa chi tiết đối tượng nên nó không thể làm nhóm mẹ)

- Tiếp theo thêm một nhóm mới A01, đây là nhóm mẹ chứa các nhóm con (A011, A012) vì vậy thông tin <Nhóm cuối> phải để giá trị là <K>

- Bây giờ quay lại sửa nhóm A011 có nhóm mẹ là A01

- Tạo một nhóm con mới A012 có thông tin <Nhóm mẹ> là A01 và thông tin <Nhóm cuối> là C chúng ta sẽ có được kết quả như hình dưới đây:

- Như vậy bạn đã hoàn tất việc tạo một cây thư mục nhóm đối tượng

by: Phần mềm kế toán miễn phí GAM

Để bắt đầu sử dụng phần mềm kế toán Gam phải làm những gì?

Kiểm tra tên công ty

Đây là thông tin vô cùng quan trọng, sẽ hiển thị trên toàn bộ tiêu đề báo cáo, chứng từ in ra. Vì vậy trước khi sử dụng phần mềm hãy kiểm tra tiêu đề phần mềm để đảm bảo rằng tên công ty bạn tạo lập đã đúng. Nếu sai thì bạn nên cài đặt lại từ đầu.

Kiểm tra chế độ kế toán áp dụng cho công ty có đúng không?

Hiện tại phần mềm kế toán GAM cho phép doanh nghiệp sử dụng chế độ kế toán khác nhau vì vậy trước khi sử dụng phần mềm bạn nên kiểm tra lại xem khi thiết lập bạn đã chọn đúng chế độ kế toán mà doanh nghiệp mình đang áp dụng hay không. Cách thực hiện như sau:

- Từ mình chính vào menu <He thong> chọn <1. Thiết lập hệ thống>

- Màn hình xuất hiện bạn chọn mục <Công ty hiện thời>

- Trên màn hình các tham số bạn tìm đến mục <Mẫu biểu theo>. Hãy đảm bảo thông tin này phù hợp với chế độ kế toán mà công ty bạn đang áp dụng. Nếu sai bạn nên cài lại phần mềm từ đầu.

Khai báo các tham số cần thiết: Cũng ở màn hình phần trên bạn nên khai báo đầy đủ các thông tin cần thiết cho doanh nghiệp trước khi sử dụng phần mềm như địa chỉ, PP tính giá vốn, khấu hao,…

Tìm hiểu hướng dẫn sử dụng: Gam cung cấp hệ thống hỗ trợ online qua nhiều kênh khác nhau, bạn có thể tìm đọc một trong số các tài liệu sau:

- Help (Hướng dẫn sử dụng) trên phần mềm: Bạn vào một chức năng bất kỳ trên phần mềm GAM nhấn phím F1, Help sẽ xuất hiện và trỏ đến mục mà bạn đang quan tâm.

Làm thế nào để đổi mật khẩu đăng nhập?

Mặc định khi tải và đăng nhập phần mềm kế toán Gam lần đầu tiên bạn sử dụng <Tên đăng nhập> là GAM và để trắng mật khẩu, sau khi đã truy cập vào phần mềm bạn hoàn toàn có thể thay đổi mật khẩu cách thực hiện như sau:

- Khởi động và đăng nhập vào phần mềm

- Từ menu <He thong> chọn <3. Quản lý tài khoản sử dụng>, hộp thoại xuất hiện tìm tới User cần đổi mật khẩu, giả sử ở đây chúng ta đổi mật khẩu cho User GAM.

- Bạn chọn dòng Use GAM tiếp đó nhấp chọn nút <Đổi mật khẩu>

- Trong màn hình mới này bạn nhập như sau:

+ Mật khẩu mới: Là mật khẩu bạn định tạo cho User

+ Gõ lại mật khẩu mới: Gõ xác nhận một lần nữa mật khẩu mới

- Cuối cùng nhấp <Chấp nhận> để hoàn tất việc đổi mật khẩu.

by: Phần mềm kế toán miễn phí GAM

Muốn lưu trữ (backup) số liệu thì làm thế nào?

Hàng tháng bạn nên chủ động việc sao lưu (backup) dữ liệu phần mềm, File sao lưu tốt nhất nên để sang một ổ đĩa khác với ổ đĩa chưa phần mềm. Các bước thực hiện như sau:

(Dưới đây chúng tôi sẽ hướng dẫn các bạn sao lưu với giả định: phần mềm cài đặt trên ổ đĩa D và File sao lưu được lưu trữ sang ổ đĩa E)

Bước 1: Đăng nhập vào phần mềm

Bước 2: Chọn công ty cần sao lưu số liệu

Bước 3: Chọn năm cần sao lưu

Bước 4: Từ màn hình chính chọn menu <He thong> / <5. Sao chép, phục hồi số liệu>

Bước 5: Màn hình hộp thoại sao lưu xuất hiện như hình dưới đây:

- Chọn Tab: Sao lưu dữ liệu

- Sao lưu dữ liệu ra: Ở ví dụ này chúng tôi giả định sao lưu ra ổ E:\BACKUP_GAM

Bước 6: Cuối cùng nhấn <Chấp nhận> để máy tính thực hiện sao lưu

Sau khi thực hiện xong mở thư mục chứa File sao lưu chúng ta sẽ được kết quả như hình dưới đây:

Làm thế nào để kết xuất báo cáo thuế VAT sang phần mềm HTKK

Sau khi nhập toàn bộ dữ liệu của một kỳ kế toán (tháng hoặc quý) vào phần mềm kế toán GAM bạn có thể kết xuất báo cáo thuế GTGT sang phần mềm HTKK bằng các cách sau đây:

1. Kết xuất ra File Excel rồi Import vào phần mềm HTKK

Bước 1: Kết xuất bảng kê ra Excel: Từ màn hình chính bạn chọn menu <Bao Cao> chọn tiếp tới mục <2. Báo cáo thuế>. Hộp thoại xuất hiện bạn nhấp đúp chuột chọn một trong hai bảng kê (đầu ra hoặc đầu vào). Giả sử ở đây chúng tôi chọn <Bảng kê hóa đơn, chứng từ hàng hóa dịch vụ bán ra>.

Bước 2: Trong hộp thoại điều kiện lọc bạn cần hết sức lưu ý thông tin <Từ ngày>, <Đến ngày>. Trong hình minh họa phía dưới chúng tôi đang chọn lên báo cáo tháng 01 năm 2011. Ở đây bạn cũng có thể lên theo quý bằng cách chọn từ ngày đầu quý tới ngày cuối quý (Ví dụ quý I: Từ ngày 01/01 đến ngày 31/03). Cuối cùng nhấn <chấp nhận> để lên báo cáo.

Bước 3: Từ màn hình bảng kê thuế bạn chọn nút <Kết xuất dữ liệu> để kết xuất báo cáo ra Excel

Bước 4: Hộp thoại kết xuất dữ liệu xuất hiện bạn làm như hướng dẫn trong hình dưới

Cuối cùng nhấp <Chấp nhận> để kết xuất dữ liệu ra Excel.

Bước 6: Chúng ta được kết quả cuối cùng như hình dưới đây:

Để có thể chuyển sang HTKK bạn copy dữ liệu ở File này vào Excel chuẩn mà bạn vẫn Import hàng tháng. Trường hợp gặp lỗi về Font chữ khi kết xuất bạn có thể liên hệ với chúng tôi để nhận được hướng dẫn update lỗi này.

2. Kết xuất thẳng từ phần mềm kế toán GAM sang HTKK

(Hiện tại chúng tôi đang sửa đổi cho phù hợp với phiên bản HTKK 3.3.7, bạn vui lòng chờ File update chức năng này)

Khắc phục lỗi chưa đăng ký XZIP.DLL; Sao lưu không thấy phản hồi; Truyền nhận dữ liệu báo lỗi

Để khắc phục lỗi này bạn làm một trong 2 cách sau:

(Xem video hướng dẫn)

Cách 1: Từ màn hình chính chương trình vào menu <He Thong> chọn <Cai dat Font chu>

Cách 2: Copy thủ công:

- Vào thư mục OCX trong thư mục gốc chưa phần mềm (thường là D:\GamAccountingSoftware\OCX).

- Hoặc bạn có thể tải OCX tại đây: http://www.mediafire.com/file/626mjt98yvm9428/OCX.zip

- Copy 2 File xunzip.dll và xzip.dll dán sang các thư mục sau:

1. Thư mục C:\Windows\System32

2. Thư mục C:\Windows\System

3. Thư mục C:\Windows\SysWOW64

Lưu ý: Thư mục SysWOW64 chỉ có trong Win 64bit, nếu bạn không biết là win 64bit hay 32bit thì cứ thấy có thư mục nào trong 3 thư mục trên thì copy File vào đó.

Cuối cùng tắt đi bật lại phần mềm kế toán

Làm thế nào để Update Online

Chức năng này cho phép nguời dùng tự động tải về các File update sửa lỗi, thay đổi mẫu biểu theo các thay đổi của BTC, các buớc thực hiện nhu sau:

B1: Từ menu <Tien ich> chọn <2. Cập nhật (Update) chuơng trình>, hộp thoại Update sẽ xuất hiện nhu hình duới đây:

B2: Từ màn hình trên:

- Nhấn nút Refresh: Để tìm các bản cập nhật online

- Khi có bản cập nhật mới chọn nút <Tải về> để tải File máy tính.

- Cuối cùng nhấn <Cập nhật> để Update File vào phần mềm

Chức năng này còn đuợc sử dụng để update nững File mà chúng tôi gửi trực tiếp cho các bạn. Với những File update dạng này bạn thao tác nhu sau:

- Tải File từ mail về máy tính

- Vào chức năng Update Online nhu chúng tôi huớng dẫn ở trên

- Nhấp nút <...> ở mục Chọn File Update

- Chọn tới File cần update

- Cuối cùng nhấn nút <Cập nhật> để hoàn tất

Quản lý tài sản cố định trên phần mềm kế toán GAM

SƠ ĐỒ HẠCH TOÁN VÀ QUY TRÌNH THỰC HIỆN

Tóm tắt nội dung bài viết

A. SỐ LIỆU MẪU

B. THỰC HÀNH TRÊN PHẦN MỀM KẾ TOÁN GAM

1. Theo dõi một tài sản đã khấu hao

a. Cập nhật số dư

b. Nhập thông tin quản lý tài sản

2. Theo dõi một tài sản mới phát sinh khi sử dụng phần mềm

a. Ghi nhận phát sinh tăng tài sản vào chứng từ

b. Nhập thông tin tài sản cần quản lý

3. Tính khấu hao

4. Thanh lý tài sản cố định

a. Khai báo thông tin thanh lý vào phần quản lý tài sản

b. Ghi nhận phát sinh liên quan đến việc thanh lý tài sản cố định

5. Lên báo cáo đối chiếu số liệu

a. Lên các báo cáo liên quan tới tài sản cố định

b. Đối chiếu số liệu giữa phần quản lý tài sản và các tài khoản liên quan đến tài sản

Nội dung chi tiết

A. SỐ LIỆU MẪU

1. Đầu năm 2016 công ty có 1 tài sản cố định với thông tin như sau:

- Tên tài sản: Ô tô Innova 7 chỗ

- Ngày xuất xưởng: 2012

- Ngày dùng (Ngày bắt đầu khấu hao): 01/01/2013

- Số năm khấu hao: 10 năm (120 tháng)

- Giá trị khi đưa vào sử dụng: 723.000.000 đ

- Giá trị đã khấu hao đến hết 31/12/2015: 216.900.000 đ

- Giá trị còn lại: 506.100.000 đ

Định khoản:

Với ví dụ trên chúng ta có số dư đầu kỳ của TK 211 là: 723.000.000 đ và TK 214 là: 216.900.000 đ

2. Ngày 07/01/2016 mua một bộ máy chủ của Công ty máy tính ABC số HĐ: 090999, ngày 07/01/2016 giá trị mua chưa bao gồm VAT là 54.000.000 đ (Thuế GTGT 10%). Toàn bộ số tiền mua máy tính chưa thanh toán cho nhà cung cấp. Sau khi kiểm tra chạy thử công ty đã đưa vào sử dụng ngày 08/01/2016, thời gian khấu hao là 4 năm (48 tháng).

Định khoản:

Nợ Tk 211: 54.000.000 đ

            Có 1331: 5.400.000 đ

            Có 331: 59.400.000 đ

3. Ngày 09/03/2016 thanh lý xe ô tô Innova 7 chỗ cho ông Nguyễn Văn A, theo HĐ số: 000898, giá trị thanh lý là: 550.000.000 đ đã bao gồm thuế VAT 10%; Cùng ngày ông Nguyễn Văn A đã chuyển khoản toàn bộ số tiền mua xe vào tài khoản công ty.

B. THỰC HÀNH TRÊN PHẦN MỀM KẾ TOÁN GAM

1. Theo dõi một tài sản đã khấu hao (Xe ô tô 7 chỗ Innova)

a. Ghi nhận số dư đầu kỳ các tài khoản liên quan

Tài sản cố định Xe ô tô 7 chỗ ở ví dụ trên đã được tính khấu hao trước khi sử dụng phần mềm, vì vậy chúng ta cần ghi nhận số liệu về tài sản này vào phần đầu kỳ, cách thực hiện như sau:

Từ menu <Dau ky> chọn <1. Số dư đầu kỳ tài khoản> nhấn F2 để thêm mới số dư cho tài khoản:

Màn hình nhập số dư tài khoản 211

Màn hình nhập số dư tài khoản 214

b. Nhập thông tin tài sản cần quản lý

Bước 1: Từ menu <Phat Sinh> chọn <Quản lý tài sản>. Màn hình danh mục nhóm tài sản xuất hiện, nếu chưa có nhóm tài sản nào bạn thực hiện thêm nhóm mới bằng cách nhấn phím F2 và khai báo như hình dưới đây:

Với trường hợp này chúng ta đang tạo một nhóm để lưu các tài sản cố định thuộc loại phương tiện vận tải, truyền dẫn.

Sau khi điền xong thông tin nhấn <Chấp nhận> để tạo một nhóm mới.

Bước 2: Kết thúc bước 1 các bạn sẽ thấy trên màn hình xuất hiện một nhóm tài sản mới, để thêm tài sản cố định là chiếc xe ô tô Innova 7 chỗ vào nhóm này bạn nhấp đúp chuột vào nhóm vừa tạo. Nếu chưa có tài sản nào chương trình sẽ hiển thị một danh sách trắng, bây giờ hãy nhấn F2 để thêm mới một tài sản.

Bước 3: Bạn nhập vào các thông tin cho tài sản cần thêm trong ví dụ này như hình dưới đây:

Đầu tiên khai báo Tab <Chi tiết>

Bước 4: Tiếp tục nhấp chuột qua Tab <Hạch toán> và cập nhật thông tin như hình dưới đây:

Bước 5: Cuối cùng nhấn nút <Chấp nhận> để hoàn tất

2. Theo dõi một tài sản mới phát sinh khi sử dụng phần mềm (Bộ máy chủ)

Khác với phần 1, tài sản cố định trong phần 2 là một tài sản mới, phát sinh trong quá trình sử dụng phần mềm, để cập nhật và quản lý những tài sản dạng này các bạn làm theo những hướng dẫn dưới đây:

a. Ghi nhận phát sinh tăng tài sản vào chứng từ

Từ menu <Phat sinh> chọn <Phiếu kế toán khác>, màn hình xuất hiện bạn nhấp phím F2 để thêm một phiếu mới và khai báo như hình dưới đây:

Sau khi khai báo xong nhấp nút <Chấp nhận> để hoàn tất.

b. Nhập thông tin tài sản cần quản lý

Bạn thao tác tương tự như mục b phần 1 để thêm mới tài sản, Tab <Chi tiết> nhập như hình dưới đây:

Tab <Hạch toán> nhập như hình dưới đây:

3. Tính khấu hao

Như vậy sau phần 2 chúng ta đã hoàn thành việc khai báo 02 tài sản bao gồm một tài sản đã khấu hao và một tài sản phát sinh mới. Công việc còn lại hàng tháng là tính khấu hao cho những tài sản này, cách thực hiện như sau:

Bước 1: Từ menu “Cuoi ky” chọn “Tính khấu hao TSCĐ”

Bước 2: Màn hình tính khấu hao xuất hiện như hình dưới đây:

Các thông tin trên màn hình này:

- Tháng tính khấu hao: Tháng thực hiện tính khấu hao, ở đây chúng ta gõ giá trị là 1

- Mã Ctừ: Mã chứng từ hạch toán bút toán khấu hao, mặc định các bút toán tính khấu hao sẽ được lưu vào chứng từ hệ thống (chứng từ tự động).

- Ngày ctừ: Ngày hạch toán bút toán khấu hao, mặc định là ngày cuối tháng cần tính khấu hao.

- Số Ctừ: Số chứng từ hạch toán bút toán khấu hao

- Diễn giải: Diễn giải cho nghiệp vụ khấu hao

- Đối tượng: Đối tượng thực hiện phiếu, có thể là nhân viên phụ trách hạch toán, hoặc kế toán tổng hợp.

Các thông tin tiếp theo các bạn để mặc định

Bước 4: Cuối cùng nhấp “Chấp nhận” để chương trình tự động hạch toán bút toán khấu hao. Các bút toán khấu hao sau khi tự động lập sẽ được lưu vào <Chứng từ tự động>.

Với ví dụ này chúng ta thực hiện tính khấu hao cho tháng 1 và tháng 2 năm 2016 bởi vì trước khi tính khấu hao tháng 3 thì cần xử lý việc thanh lý xe ô tô Innova 7 chỗ.

4. Thanh lý tài sản

a. Khai báo thông tin thanh lý vào phần quản lý tài sản

Để ghi nhận giá trị thanh lý vào các tài khoản thì chúng ta cần định khoản các nghiệp vụ phát sinh như sau:

Nghiệp vụ 1: Thu tiền từ thanh lý nhượng bán tài sản

Nợ TK 112: 550.000.000 đ

            Có TK 3331: 50.000.000 đ

            Có TK 711: 500.000.000 đ

Nghiệp vụ 2: Hạch toán giảm tài sản

Nợ TK 811: 494 050 000 đ (Đây là giá trị còn lại đến hết tháng 02.2016)

Nợ TK 214:  228 950 000 đ (Đây là giá trị khấu hao đến hết tháng 02.2016)

            Có 211:  723 000 000 đ

Tiếp theo để lập các chứng từ liên quan trong phần mềm bạn thực hiện như sau:

Nghiệp vụ 1: Với nghiệp vụ này từ menu <Phat Sinh> bạn chọn <Báo có ngân hàng> thêm mới một phiếu báo có và khai báo như hình dưới đây:

Nghiệp vụ 2: Với nghiệp vụ này từ menu <Phat Sinh> bạn chọn <Phiếu kế toán khác> nhấn F2 để thêm mới một phiếu và khai báo như hình dưới đây:

b. Ghi nhận phát sinh liên quan đến việc thanh lý tài sản cố định

Khi một tài sản thanh lý bạn cần vào khai báo các thông tin liên quan để phần mềm có thể hiểu được về tình trạng tài sản khi tính khấu hao cũng như lên báo cáo, cách thực hiện như sau:

- Từ menu <Phat Sinh> chọn <Quản lý tài sản> tìm tới tài sản cần thanh lý nhấn phím F3

- Với ví dụ trên sau khi màn hình sửa tài sản xe innova 7 chỗ xuất hiện bạn chọn tới Tab <Trạng thái> và khai báo thông tin như hình dưới đây:

- Ở đây dúng ta thanh lý vào ngày 09/03/2016, sau khi điền xong thông tin bạn nhấp nút <Chấp nhận> để hoàn tất

c. Thực hiện tính khấu hao sau khi thanh lý

Như vậy tính đến tháng 03.2016 thì công ty ở ví dụ trên chỉ còn 1 tài sản cố định là bộ máy chủ mới mua vào tháng 1, chiếc xe Innova đã được thanh lý. Thực hiện tính khấu hao như hướng dẫn ở phần 3 chúng ta sẽ thấy chỉ còn bộ máy chủ là được đưa vào trích khấu hao trong tháng này.

5. Lên báo cáo đối chiếu số liệu

a. Lên các báo cáo liên quan tới tài sản cố định

Để lên các báo cáo về tài sản cố định từ menu <Bao Cao> bạn chọn mục <Báo cáo TSCĐ, CCDC>, trong danh sách này có khá nhiều mẫu báo cáo tuy nhiên về kế toán pháp lý chúng ta quan tâm một số mẫu sau::

- Bảng tính khấu hao tài sản

- Bảng tính khấu hao tài sản

- Thẻ tài sản

- Báo cáo tăng giảm tài sản

b. Đối chiếu số liệu giữa phần quản lý tài sản và các tài khoản liên quan đến tài sản

Một việc quan trọng nữa mà bạn cần phải làm cuối mỗi kỳ kế toán là kiểm tra các thông số trên báo cáo tài sản so với số dư các tài khoản tài sản. Cụ thể như sau:

- So sánh dư nợ TK 211 với Nguyên giá cuối kỳ trên báo cáo <Bảng tính khấu hao tài sản>

- So sánh dư có TK 214 với Hao mòn cuối kỳ trên báo cáo <Bảng tính khấu hao tài sản>