Khắc phục lỗi chưa đăng ký XZIP.DLL; Sao lưu không thấy phản hồi; Truyền nhận dữ liệu báo lỗi

Để khắc phục lỗi này bạn làm một trong 2 cách sau:

(Xem video hướng dẫn)

Cách 1: Từ màn hình chính chương trình vào menu <He Thong> chọn <Cai dat Font chu>

Cách 2: Copy thủ công:

- Vào thư mục OCX trong thư mục gốc chưa phần mềm (thường là D:\GamAccountingSoftware\OCX).

- Hoặc bạn có thể tải OCX tại đây: http://www.mediafire.com/file/626mjt98yvm9428/OCX.zip

- Copy 2 File xunzip.dll và xzip.dll dán sang các thư mục sau:

1. Thư mục C:\Windows\System32

2. Thư mục C:\Windows\System

3. Thư mục C:\Windows\SysWOW64

Lưu ý: Thư mục SysWOW64 chỉ có trong Win 64bit, nếu bạn không biết là win 64bit hay 32bit thì cứ thấy có thư mục nào trong 3 thư mục trên thì copy File vào đó.

Cuối cùng tắt đi bật lại phần mềm kế toán

Quản lý tài sản cố định trên phần mềm kế toán GAM

SƠ ĐỒ HẠCH TOÁN VÀ QUY TRÌNH THỰC HIỆN

Tóm tắt nội dung bài viết

A. SỐ LIỆU MẪU

B. THỰC HÀNH TRÊN PHẦN MỀM KẾ TOÁN GAM

1. Theo dõi một tài sản đã khấu hao

a. Cập nhật số dư

b. Nhập thông tin quản lý tài sản

2. Theo dõi một tài sản mới phát sinh khi sử dụng phần mềm

a. Ghi nhận phát sinh tăng tài sản vào chứng từ

b. Nhập thông tin tài sản cần quản lý

3. Tính khấu hao

4. Thanh lý tài sản cố định

a. Khai báo thông tin thanh lý vào phần quản lý tài sản

b. Ghi nhận phát sinh liên quan đến việc thanh lý tài sản cố định

5. Lên báo cáo đối chiếu số liệu

a. Lên các báo cáo liên quan tới tài sản cố định

b. Đối chiếu số liệu giữa phần quản lý tài sản và các tài khoản liên quan đến tài sản

Nội dung chi tiết

A. SỐ LIỆU MẪU

1. Đầu năm 2016 công ty có 1 tài sản cố định với thông tin như sau:

- Tên tài sản: Ô tô Innova 7 chỗ

- Ngày xuất xưởng: 2012

- Ngày dùng (Ngày bắt đầu khấu hao): 01/01/2013

- Số năm khấu hao: 10 năm (120 tháng)

- Giá trị khi đưa vào sử dụng: 723.000.000 đ

- Giá trị đã khấu hao đến hết 31/12/2015: 216.900.000 đ

- Giá trị còn lại: 506.100.000 đ

Định khoản:

Với ví dụ trên chúng ta có số dư đầu kỳ của TK 211 là: 723.000.000 đ và TK 214 là: 216.900.000 đ

2. Ngày 07/01/2016 mua một bộ máy chủ của Công ty máy tính ABC số HĐ: 090999, ngày 07/01/2016 giá trị mua chưa bao gồm VAT là 54.000.000 đ (Thuế GTGT 10%). Toàn bộ số tiền mua máy tính chưa thanh toán cho nhà cung cấp. Sau khi kiểm tra chạy thử công ty đã đưa vào sử dụng ngày 08/01/2016, thời gian khấu hao là 4 năm (48 tháng).

Định khoản:

Nợ Tk 211: 54.000.000 đ

            Có 1331: 5.400.000 đ

            Có 331: 59.400.000 đ

3. Ngày 09/03/2016 thanh lý xe ô tô Innova 7 chỗ cho ông Nguyễn Văn A, theo HĐ số: 000898, giá trị thanh lý là: 550.000.000 đ đã bao gồm thuế VAT 10%; Cùng ngày ông Nguyễn Văn A đã chuyển khoản toàn bộ số tiền mua xe vào tài khoản công ty.

B. THỰC HÀNH TRÊN PHẦN MỀM KẾ TOÁN GAM

1. Theo dõi một tài sản đã khấu hao (Xe ô tô 7 chỗ Innova)

a. Ghi nhận số dư đầu kỳ các tài khoản liên quan

Tài sản cố định Xe ô tô 7 chỗ ở ví dụ trên đã được tính khấu hao trước khi sử dụng phần mềm, vì vậy chúng ta cần ghi nhận số liệu về tài sản này vào phần đầu kỳ, cách thực hiện như sau:

Từ menu <Dau ky> chọn <1. Số dư đầu kỳ tài khoản> nhấn F2 để thêm mới số dư cho tài khoản:

Màn hình nhập số dư tài khoản 211

Màn hình nhập số dư tài khoản 214

b. Nhập thông tin tài sản cần quản lý

Bước 1: Từ menu <Phat Sinh> chọn <Quản lý tài sản>. Màn hình danh mục nhóm tài sản xuất hiện, nếu chưa có nhóm tài sản nào bạn thực hiện thêm nhóm mới bằng cách nhấn phím F2 và khai báo như hình dưới đây:

Với trường hợp này chúng ta đang tạo một nhóm để lưu các tài sản cố định thuộc loại phương tiện vận tải, truyền dẫn.

Sau khi điền xong thông tin nhấn <Chấp nhận> để tạo một nhóm mới.

Bước 2: Kết thúc bước 1 các bạn sẽ thấy trên màn hình xuất hiện một nhóm tài sản mới, để thêm tài sản cố định là chiếc xe ô tô Innova 7 chỗ vào nhóm này bạn nhấp đúp chuột vào nhóm vừa tạo. Nếu chưa có tài sản nào chương trình sẽ hiển thị một danh sách trắng, bây giờ hãy nhấn F2 để thêm mới một tài sản.

Bước 3: Bạn nhập vào các thông tin cho tài sản cần thêm trong ví dụ này như hình dưới đây:

Đầu tiên khai báo Tab <Chi tiết>

Bước 4: Tiếp tục nhấp chuột qua Tab <Hạch toán> và cập nhật thông tin như hình dưới đây:

Bước 5: Cuối cùng nhấn nút <Chấp nhận> để hoàn tất

2. Theo dõi một tài sản mới phát sinh khi sử dụng phần mềm (Bộ máy chủ)

Khác với phần 1, tài sản cố định trong phần 2 là một tài sản mới, phát sinh trong quá trình sử dụng phần mềm, để cập nhật và quản lý những tài sản dạng này các bạn làm theo những hướng dẫn dưới đây:

a. Ghi nhận phát sinh tăng tài sản vào chứng từ

Từ menu <Phat sinh> chọn <Phiếu kế toán khác>, màn hình xuất hiện bạn nhấp phím F2 để thêm một phiếu mới và khai báo như hình dưới đây:

Sau khi khai báo xong nhấp nút <Chấp nhận> để hoàn tất.

b. Nhập thông tin tài sản cần quản lý

Bạn thao tác tương tự như mục b phần 1 để thêm mới tài sản, Tab <Chi tiết> nhập như hình dưới đây:

Tab <Hạch toán> nhập như hình dưới đây:

3. Tính khấu hao

Như vậy sau phần 2 chúng ta đã hoàn thành việc khai báo 02 tài sản bao gồm một tài sản đã khấu hao và một tài sản phát sinh mới. Công việc còn lại hàng tháng là tính khấu hao cho những tài sản này, cách thực hiện như sau:

Bước 1: Từ menu “Cuoi ky” chọn “Tính khấu hao TSCĐ”

Bước 2: Màn hình tính khấu hao xuất hiện như hình dưới đây:

Các thông tin trên màn hình này:

- Tháng tính khấu hao: Tháng thực hiện tính khấu hao, ở đây chúng ta gõ giá trị là 1

- Mã Ctừ: Mã chứng từ hạch toán bút toán khấu hao, mặc định các bút toán tính khấu hao sẽ được lưu vào chứng từ hệ thống (chứng từ tự động).

- Ngày ctừ: Ngày hạch toán bút toán khấu hao, mặc định là ngày cuối tháng cần tính khấu hao.

- Số Ctừ: Số chứng từ hạch toán bút toán khấu hao

- Diễn giải: Diễn giải cho nghiệp vụ khấu hao

- Đối tượng: Đối tượng thực hiện phiếu, có thể là nhân viên phụ trách hạch toán, hoặc kế toán tổng hợp.

Các thông tin tiếp theo các bạn để mặc định

Bước 4: Cuối cùng nhấp “Chấp nhận” để chương trình tự động hạch toán bút toán khấu hao. Các bút toán khấu hao sau khi tự động lập sẽ được lưu vào <Chứng từ tự động>.

Với ví dụ này chúng ta thực hiện tính khấu hao cho tháng 1 và tháng 2 năm 2016 bởi vì trước khi tính khấu hao tháng 3 thì cần xử lý việc thanh lý xe ô tô Innova 7 chỗ.

4. Thanh lý tài sản

a. Khai báo thông tin thanh lý vào phần quản lý tài sản

Để ghi nhận giá trị thanh lý vào các tài khoản thì chúng ta cần định khoản các nghiệp vụ phát sinh như sau:

Nghiệp vụ 1: Thu tiền từ thanh lý nhượng bán tài sản

Nợ TK 112: 550.000.000 đ

            Có TK 3331: 50.000.000 đ

            Có TK 711: 500.000.000 đ

Nghiệp vụ 2: Hạch toán giảm tài sản

Nợ TK 811: 494 050 000 đ (Đây là giá trị còn lại đến hết tháng 02.2016)

Nợ TK 214:  228 950 000 đ (Đây là giá trị khấu hao đến hết tháng 02.2016)

            Có 211:  723 000 000 đ

Tiếp theo để lập các chứng từ liên quan trong phần mềm bạn thực hiện như sau:

Nghiệp vụ 1: Với nghiệp vụ này từ menu <Phat Sinh> bạn chọn <Báo có ngân hàng> thêm mới một phiếu báo có và khai báo như hình dưới đây:

Nghiệp vụ 2: Với nghiệp vụ này từ menu <Phat Sinh> bạn chọn <Phiếu kế toán khác> nhấn F2 để thêm mới một phiếu và khai báo như hình dưới đây:

b. Ghi nhận phát sinh liên quan đến việc thanh lý tài sản cố định

Khi một tài sản thanh lý bạn cần vào khai báo các thông tin liên quan để phần mềm có thể hiểu được về tình trạng tài sản khi tính khấu hao cũng như lên báo cáo, cách thực hiện như sau:

- Từ menu <Phat Sinh> chọn <Quản lý tài sản> tìm tới tài sản cần thanh lý nhấn phím F3

- Với ví dụ trên sau khi màn hình sửa tài sản xe innova 7 chỗ xuất hiện bạn chọn tới Tab <Trạng thái> và khai báo thông tin như hình dưới đây:

- Ở đây dúng ta thanh lý vào ngày 09/03/2016, sau khi điền xong thông tin bạn nhấp nút <Chấp nhận> để hoàn tất

c. Thực hiện tính khấu hao sau khi thanh lý

Như vậy tính đến tháng 03.2016 thì công ty ở ví dụ trên chỉ còn 1 tài sản cố định là bộ máy chủ mới mua vào tháng 1, chiếc xe Innova đã được thanh lý. Thực hiện tính khấu hao như hướng dẫn ở phần 3 chúng ta sẽ thấy chỉ còn bộ máy chủ là được đưa vào trích khấu hao trong tháng này.

5. Lên báo cáo đối chiếu số liệu

a. Lên các báo cáo liên quan tới tài sản cố định

Để lên các báo cáo về tài sản cố định từ menu <Bao Cao> bạn chọn mục <Báo cáo TSCĐ, CCDC>, trong danh sách này có khá nhiều mẫu báo cáo tuy nhiên về kế toán pháp lý chúng ta quan tâm một số mẫu sau::

- Bảng tính khấu hao tài sản

- Bảng tính khấu hao tài sản

- Thẻ tài sản

- Báo cáo tăng giảm tài sản

b. Đối chiếu số liệu giữa phần quản lý tài sản và các tài khoản liên quan đến tài sản

Một việc quan trọng nữa mà bạn cần phải làm cuối mỗi kỳ kế toán là kiểm tra các thông số trên báo cáo tài sản so với số dư các tài khoản tài sản. Cụ thể như sau:

- So sánh dư nợ TK 211 với Nguyên giá cuối kỳ trên báo cáo <Bảng tính khấu hao tài sản>

- So sánh dư có TK 214 với Hao mòn cuối kỳ trên báo cáo <Bảng tính khấu hao tài sản>

Quản lý CCDC và chi phí trả trước trên phần mềm kế toán GAM

SƠ ĐỒ HẠCH TOÁN VÀ QUY TRÌNH THỰC HIỆN
Tóm tắt nội dung bài viết
A. SỐ LIỆU MẪU
B. THỰC HÀNH TRÊN PHẦN MỀM KẾ TOÁN GAM
1. Theo dõi một CCDC tồn kho hoặc một khoản trích trước còn số dư a. Cập nhật số dư
b. Nhập thông tin quản lý công cụ dụng cụ, khoản trích trước
2. Theo dõi một công cụ dụng cụ hoặc một khoản trả trước mới phát sinh khi sử dụng phần mềm a. Nhập mua công cụ dụng cụ
b. Xuất dụng CCDC hoặc ghi nhận phát sinh tăng một khoản trích trước vào chứng từ
c. Nhập thông tin CCDC hoặc khoản trích trước cần quản lý
3. Phân bổ chi phí trả trước trong kỳ
4. Thanh lý, báo hỏng CCDC a. Khai báo thông tin thanh lý vào phần quản lý CCDC
b. Ghi nhận phát sinh liên quan đến việc thanh lý, báo hỏng CCDC
5. Lên báo cáo đối chiếu số liệu
a. Lên các báo cáo liên quan tới CCDC
b. Đối chiếu số liệu giữa phần quản lý CCDC, các khoản trích trước và các tài khoản liên quan

Nội dung chi tiết

A. SỐ LIỆU MẪU
1. Đầu năm 2016 công ty:
- Tồn trong kho 2 chiếc xe đẩy hàng trị giá 4 triệu; 10 bộ quần áo bảo hộ trị giá 3.5 triệu
- Một chiếc điều hòa LG giá trị khi mua là: 12tr, thời điểm đưa vào sử dụng là tháng 3/2015, giá trị đã trích đến hết 31/12/2015 là: 3.333.333 đ, thời gian phân bổ: 36 tháng.
Định khoản:
Dư nợ đầu tài khoản 153: 7.500.000 đ
Dư nợ đầu tài khoản 242: 8,666,667 đ
Tồn kho đầu kỳ Xe đẩy hàng: Số lượng = 5; giá trị = 4.000.000đ
Tồn kho đầu kỳ Quần áo bảo hộ lao động: Số lượng = 01; giá trị = 3.500.000đ
2. Ngày 07/01/2016 mua 5 bộ quần áo bảo hộ lao động nhập kho, giá chưa thuế VAT là 350.000 đ/bộ. Toàn bộ số tiền mua được trả bằng tiền mặt theo HĐ số 178, ngày 06/01/2016 của Công ty Lê Vân.
Định khoản:
Nợ Tk 153: 1.750.000 đ
Có TK 1331: 175.000 đ
Có TK 111: 1.925.000 đ
3. Ngày 08/01/2016 công ty xuất dùng 12 bộ quần áo bảo hộ trong kho cho công nhân, thời gian phần bổ là 6 tháng.
Định khoản:
Nợ Tk 242: 4.200.000 đ (12 bộ * 350.000đ)
Có TK 153: 4.200.000 đ
4. Ngày 15/01/2016 mua một tủ lạnh nhãn hiệu LG sử dụng ngay cho nhà bếp, giá mua chưa thuế VAT là 7tr. Toàn bộ số tiền thanh toán chuyển khoản cho công ty Điện máy AK theo HĐ số 098900, ngày 15/01/2016. Thời gian phân bổ là 36 tháng.
Định khoản:
Nợ Tk 242: 7.000.000 đ
Có TK 1331: 700.000 đ
Có TK 112: 7.700.000 đ
5. Ngày 27/05/2016 thanh lý điều hòa LG đã qua sử dụng cho nhân viên giá trị thu về là 2.5 tr
Định khoản:
- Hạch toán giá trị còn lại vào chi phí
Nợ Tk 642: 7 333 335 đ (Giá trị còn lại đến ngày 01/05/2016)
Có TK 242: 7 333 335 đ
- Hạch toán giá trị thanh lý thu về
Nợ Tk 111: 2.500.000 đ
Có TK 711: 2.500.000 đ
B. THỰC HÀNH TRÊN PHẦN MỀM KẾ TOÁN GAM

1. Theo dõi một CCDC tồn kho hoặc một khoản trích trước còn số dư
a. Cập nhật số dư
Nghiệp vụ 1: Đầu năm 2016 công ty:
- Tồn trong kho 2 chiếc xe đẩy hàng trị giá 4 triệu; 10 bộ quần áo bảo hộ trị giá 3.5 triệu
- Một chiếc điều hòa LG giá trị khi mua là: 12tr, thời điểm đưa vào sử dụng là tháng 3/2015, giá trị đã trích đến hết 31/12/2015 là: 3.333.333 đ, thời gian phân bổ: 36 tháng.
Định khoản:
Dư nợ đầu tài khoản 153: 7.500.000 đ
Dư nợ đầu tài khoản 242: 8,666,667 đ
Tồn kho đầu kỳ Xe đẩy hàng: Số lượng = 5; giá trị = 4.000.000đ
Tồn kho đầu kỳ Quần áo bảo hộ lao động: Số lượng = 01; giá trị = 3.500.000đ
Như vậy ở đây chúng ta sẽ phải làm 2 việc, một là nhập số dư đầu kỳ cho các tài khoản, hai là nhập số tồn kho đầu kỳ cho các CCDC.
- Khai báo số dư đầu cho các tài khoản: Từ menu <Dau ky> chọn <Số dư đầu kỳ tài khoản> màn hình xuất hiện bạn nhấn F2 thêm mới số dư cho hai tài khoản như hình dưới đây:

Số sư tài khoản 153

Số dư tài khoản 242
- Khai báo số dư tồn kho đầu kỳ: Từ menu <Dau ky> chọn <Tồn kho đầu kỳ> màn hình danh sách kho xuất hiện bạn nhấp đúp vào kho <Nguyên vật liệu> để thêm số dư cho kho này.

Màn hình thêm mới số dư của CCDC là Xe đẩy hàng

Màn hình thêm mới số dư của CCDC là Quần áo bảo hộ lao động
Lưu ý: Trước khi thêm số dư tồn kho đầu kỳ bạn cần thêm mới mã CCDC trong <Danh mục vật tư hàng hóa> ở đây chúng ta sử dụng mã CCDC001 cho Xe đẩy hàng và mã CCDC002 cho Quần áo bảo hộ lao động.

b. Nhập thông tin quản lý CCDC, khoản trích trước
Sau khi thực hiện xong phần 1 nhiệm vụ tiếp theo của chúng ta là thêm các công cụ dụng cụ đã xuất dùng vào chức năng quản lý công cụ dụng cụ. Ở đây chỉ có chiếc điều hòa là đang phân bổ, còn lại Xe đẩy hàng và Quần áo bảo hộ lao động đều chưa xuất dùng.
Để thêm một công cụ dụng cụ đã xuất dùng trước khi sử dụng phần mềm bạn làm theo các bước sau:

Bước 1: Từ menu <Phat Sinh> chọn <Quản lý CCDC, chi phí trả trước>
Bước 2: Màn hình xuất hiện hãy nhấn F2 để thêm mới một CCDC cần quản lý, thực hiện nhập thông tin như hình dưới đây:

Giải thích một số thông tin:
- Tài khoản công cụ: Là tài khoản theo dõi CCDC ở đây là 153
- Tk nợ phân bổ: Là tài khoản chi phí sẽ được phân bổ dần vào từng kỳ, tùy từng mục đích sử dụng mà tài khoản này có thể thay đổi như 642, 641, 632, 627,…
- Tk có phân bổ: Là tài khoản trích trước ở đây là 242
- Số lượng: Là số lượng CCDC xuất dùng (5 cái bàn, 7 cái ghế,…)
- Giá trị: Là giá trị CCDC xuất dùng (Nếu là CCDC trong kho, giá trị xuất dùng phải được tính theo nguyên tắc tính giá hàng tồn kho)
- Giá trị Pb đầu kỳ: Chỉ điền khi CCDC đã xuất dùng và phân bổ trước khi sử dụng phần mềm, đây chính là giá trị đã phân bổ tính đến trước thời điểm đưa vào theo dõi trên phần mềm kế toán GAM.
- Giá trị còn lại: Phần mềm tự tính
- Số tháng phân bổ: Số tháng phân bổ vào chi phí (Nên tham khảo bảng quy định về thời gian tính khấu hao để đưa ra số kỳ phần bổ cho phù hợp)
- Ngày thôi phân bổ: Ngày dừng phân bổ trước thời hạn do thanh lý, nhượng bán, báo hỏng (Bình thường để trắng)
2. Theo dõi một CCDC hoặc một khoản trả trước mới phát sinh khi sử dụng phần mềm
Với những CCDC phát sinh trong quá trình sử dụng phần mềm sẽ có 2 dạng, một là mua CCDC về nhập kho rồi sau đó mới xuất dùng (Hai thời điểm khác nhau) trường hợp này sẽ được mô tả trong phần a, trường hợp thứ hai là mua mới về dùng luôn sẽ được mô tả b.

a. Nhập mua công cụ dụng cụ
Nghiệp vụ 2: Ngày 07/01/2016 mua 5 bộ quần áo bảo hộ lao động nhập kho, giá chưa thuế VAT là 350.000 đ/bộ. Toàn bộ số tiền mua được trả bằng tiền mặt theo HĐ số 178, ngày 06/01/2016 của Công ty Lê Vân.
Định khoản:
Nợ Tk 153: 1.750.000 đ
Có TK 1331: 175.000 đ
Có TK 111: 1.925.000 đ
Như đã nói ở trên đối với trường hợp mua CCDC về nhập kho như nghiệp vụ 2 các bạn làm như sau: 
Từ menu <Phat Sinh> chọn <Phiếu nhập mua> thực hiện thêm mới một phiếu nhập mua cho nghiệp vụ này như hình dưới đây:

b. Xuất dùng CCDC hoặc ghi nhận phát sinh tăng một khoản trích trước vào chứng từ
- Xuất dùng CCDC đã có trong kho như nghiệp vụ 3

Nghiệp vụ 3: Ngày 08/01/2016 công ty xuất dùng 12 bộ quần áo bảo hộ trong kho cho công nhân, thời gian phần bổ là 6 tháng.
Định khoản:
Nợ Tk 242: 4.200.000 đ (12 bộ * 350.000đ)
Có TK 153: 4.200.000 đ
Để thực hiện nghiệp vụ này bạn làm như sau:
+ Từ menu <Phat Sinh> chọn <Phiếu xuất kho>
+ Danh sách chứng từ xuất hiện bạn nhấn F2 thêm mới một phiếu xuất và điền thông tin như hình dưới đây:

Lưu ý: Phần giá trị chúng ta bỏ trống để phần mềm tự lấy khi tính giá vốn hàng xuất, vì giá trị xuất dùng phải là giá trị hàng tồn kho tại thời điểm xuất dùng.
+ Tính giá vốn hàng xuất của tháng 01.2016
+ Bây giờ mở lại phiếu xuất vừa nhập chúng ta sẽ thấy phiếu xuất đã được điền giá trị xuất kho, đây chính là giá trị xuất dùng của CCDC
- Hạch toán phát sinh một CCDC mua về dùng luôn như nghiệp vụ 4

Nghiệp vụ 4: Ngày 15/01/2016 mua một tủ lạnh nhãn hiệu LG sử dụng ngay cho nhà bếp, giá mua chưa thuế VAT là 7tr. Toàn bộ số tiền thanh toán chuyển khoản cho công ty Điện máy AK theo HĐ số 098900, ngày 15/01/2016. Thời gian phân bổ là 36 tháng.
Định khoản:
Nợ Tk 242: 7.000.000 đ
Có TK 1331: 700.000 đ
Có TK 112: 7.700.000 đ
Trong phần này chúng ta sẽ cùng nhau ghi nhận phát sinh của một CCDC xuất dùng nhưng không nhập kho, cách thực hiện như sau:
+ Tùy thuộc vào từng tình huống mua công cụ dụng cụ mà chúng ta lựa chọn chứng từ phù hợp, ví vụ mua bằng tiền mặt thì dùng phiếu chi, mua chưa trả tiền thì dùng phiếu khác còn trường hợp này mua trả ngay bằng tiền gửi ngân hàng thì chúng ta dùng báo nợ. Từ menu <Phat sinh> chọn <Báo nợ ngân hàng>
+ Danh sách xuất hiện bạn nhấn F2 để thêm mới và cập nhật thông tin như hình dưới đây:

+ Nhấn <Chấp nhận> để hoàn tất

c. Nhập thông tin CCDC hoặc khoản trích trước cần quản lý
Như vậy trong phần 2 này chúng ta đã ghi nhận phát sinh 2 CCDC vào các tài khoản liên quan, giờ là lúc khai báo chúng để quản lý phân bổ hàng kỳ. Cách thực hiện như mục b phần 1, dưới đây là hình ảnh màn hình khai báo cho hai CCDC này:
Xuất dùng quần áo bảo hộ lao động

Xuất dùng tử lạnh LG

3. Phân bổ chi phí trả trước trong kỳ
Sau khi đã hoàn tất việc khai báo phát sinh cho CCDC, hàng kỳ (tháng) bạn phải thực hiện việc phân bổ giá trị vào các tài khoản chi phí, cách thực hiện trên phần mềm như sau:
- Từ menu <Cuoi ky> chọn <Hạch toán công cụ dụng cụ>
- Màn hình xuất hiện bạn nhập vào <từ tháng> <đến tháng> rồi nhấn <Chấp nhận>. Đầu tiên là tháng 1:
- Bạn làm tương tự cho các tháng 2, 3, 4. sở dĩ phải tính đến tháng 4 vì trong ví dụ này có một CCDC thanh lý vào tháng 5
Lưu ý: Tất cả các phiếu hạch toán phân bổ công cụ dụng cụ được lưu trữ trong <Chứng từ tự động>

4. Thanh lý, báo hỏng CCDC

a. Khai báo thông tin thanh lý vào phần quản lý CCDC Nghiệp vụ 5: Ngày 27/05/2016 thanh lý điều hòa LG đã qua sử dụng cho nhân viên giá trị thu về là 2.5 tr
Định khoản:
- Hạch toán giá trị còn lại vào chi phí
Nợ Tk 642: 7 333 335 đ (Giá trị còn lại đến ngày 01/05/2016 sau khi đã phân bổ đến hết tháng 4 năm 2016)
Có TK 242: 7 333 335 đ
- Hạch toán giá trị thanh lý thu về
Nợ Tk 111: 2.500.000 đ
Có TK 711: 2.500.000 đ
Cách thực hiện khai báo việc thanh lý, báo hỏng trong phần quản lý CCDC như sau:
- Từ menu <Phat sinh> chọn <Quản lý CCDC, chi phí trả trước>
- Màn hình xuất hiện bạn tìm tới CCDC là chiếc điều hòa LG cần thanh lý
- Nhấn F3 để sửa và thực hiện sửa thông tin <Ngày thôi phân bổ> như hình dưới đây:

- Cuối cùng nhấn <Chấp nhận> để hoàn tất, như vậy chúng ta chỉ cần điền ngày thanh lý, báo hỏng vào thông tin <Ngày thôi phân bổ> là hoàn thành bước này.

b. Thực hiện phân bổ tháng 5
Thực hiện phân bổ CCDC tháng 5 (Xem lại hướng dẫn ở phần 3) để phần mềm tự xác định toàn bộ chi phí còn lại của CCDC thanh lý và đưa vào chi phí trong kỳ.
Nợ Tk 642: 7 333 335 đ (Giá trị còn lại đến ngày 01/05/2016)
Có TK 242: 7 333 335 đ
c. Ghi nhận giá trị thu hồi từ việc thanh lý
Như ví dụ trên chúng ta thanh lý chiếc điều hòa được 2.5tr và thu về bằng tiền mặt vì vậy bạn chỉ cần làm thêm một phiếu thu ghi nhận nghiệp vụ này.
Nợ Tk 111: 2.500.000 đ
Có TK 711: 2.500.000 đ

5. Lên báo cáo đối chiếu số liệu
a. Lên các báo cáo liên quan tới CCDC
Phần mềm cung cấp không nhiều báo cáo liên quan đến CCDC nhưng bạn có thể sử dụng hữu ích 2 báo cáo theo hướng dẫn dưới đây:
- Từ menu <Bao cao> chọn <Báo cáo TSCD, CCDC>
- Màn hình xuất hiện bạn có thể chọn:
+ Bảng phân bổ công cụ dụng cụ

+ Báo cáo tổng hợp công cụ dụng cụ

b. Đối chiếu số liệu giữa phần quản lý CCDC, các khoản trích trước và các tài khoản liên quan
Cuối mỗi kỳ sau khi phân bổ hãy thực hiện đối chiếu giữa dư nợ tài khoản 242 và giá trị còn lại trên bảng CCDC, hai giá trị này phải bằng nhau.